Skal du ansætte en ny medarbejder i dit team eller gruppe, kan du under punktet Rekruttering af personale finde information om proceduren for ansættelser, både med og uden stillingsopslag. Vær især opmærksom på selve processen vedr. ansættelser med opslag, herunder information til sekretariatet og hvordan udgifter til annoncering dækkes.

Forud for en ny medarbejders tiltrædelse sørger sekretariatet for følgende: 

• Velkomstmail til den nye medarbejder med kopi til den relevante leder, inkl. BCE intro-slides. 
• Bestiller adgangskort og evt. nøgle.
• Kontakter den relevante leder for at afklare kontorplads. 
• Sender lederen skabelon til tekst på medarbejderportalen om den nye medarbejder mhp. lederens input.
• Minder lederen om at bestille IT-udstyr og mobiltelefon, hvis der ikke udstyr, som den nye medarbejder kan overtage fra en anden.
• Tilføjer den nye medarbejder til relevante BCE-mailinglister.

Sekretariatet bistår sektionslederne med at bestille IT-udstyr og mobiltelefon til nye VIP fra adjunktniveau og op.  

Gruppeledere sørger selv for IT-udstyr til postdocs og PhD’ere eller uddelegerer det til en kollega i gruppen/teamet. 

Lederen i sektionen, teamet eller gruppen har ansvar for den faglige og sociale onboarding af nye medarbejdere. Lederen inddrager gruppens kolleger i velkomst, faglig introduktion og den sociale integration i teamet.  

Alle nye kolleger på BCE tilknyttes en buddy. Læs mere om rollen som buddy nedenfor. Det er altid den ansættende leders ansvar at udpege en buddy i god tid inden den nye medarbejder tiltræder.

Svar til sekretariatet vedr. kontorplads og input til medarbejderportalen om den nye medarbejder.

IT-udstyr og mobiltelefon til den nye medarbejder. Se retningslinjer for bl.a. finansiering og standardudstyr under Indkøb. 

Lederen udpeger en buddy for den nye medarbejder og informerer resten af teamet om, hvem der er buddy for den nye kollega. 

Introprogram til den nye kollega. For inspiration: Se eksempel på opbygning af introprogram her.  

Afklar dato for første dag med den nye medarbejder. 

Planlæg første dag, herunder evt. velkomstmorgenmad i teamet. 

Book den nye kolleger til relevante møder i Outlook kalenderen. 

• Byd den nye kollega velkommen – husk at aftale mødetid og -sted. 
• Buddy skal være til stede den første dag. Hvis buddyen er forhindret, skal en anden kollega bidrage til at sikre en god velkomst for den nye kollega. 
• Lederen holder et opstartsmøde med den nye medarbejder. Lederen kan udlevere BCE intro-slides, som sekretariatet også sender til den nye medarbejder sammen med velkomstmail. 
• Buddy eller en anden kollega viser den nye medarbejder sin kontorplads og giver rundvisning i bygningen.  
• Buddy eller anden kollega sørger for, at den nye kollega spiser frokost sammen med teamet. 

Lederen/gruppelederen har ansvar for at sikre, at der holdes en tremånederssamtale efter de tre første måneder af den nye medarbejders ansættelse. Vejledning til tremånederssamtale findes under Værktøjer og tjeklister på denne side.

I løbet af de tre første måneder er det sektionens/teamets opgave at sikre, at den nye kollega introduceres til relevante samarbejdspartnere, BCEs medarbejderportal, AU procedurer og systemer etc. 

Afhængigt af, hvad den nye kollega skal arbejde med, vurderer lederen, hvad der er relevant at introducere den nye medarbejder for. Det er eksempelvis lederen, som vurderer hvilken introduktion til projektøkonomi, projektcontrollere, procedurer omkring funding mv. som er relevant, og det er lederen, som selv giver introduktionen eller sørger for at uddelegerer til buddy’en eller en anden kollega i teamet.  

På BCEs medarbejderportal findes relevant information. AU HR har udarbejdet forskellig inspiration og hjælp til en vellykket onboarding, som leder, buddy og kolleger kan benytte sig af. Find det hele her.

Lederen/gruppelederen har ansvar for at udpege en buddy for alle nye medarbejdere. En buddy er en kollega, der har særlig fokus på den nye kollegas sociale integration på arbejdspladsen.  

Som buddy bidrager du til at byde den nye kollega velkommen på den første arbejdsdag, spise frokost sammen, besvare spørgsmål om sociale eller uformelle regler og normer, præsentere kollegaer osv. 

En buddy har fokus på at introducere den nye medarbejder til organisationskulturen. I forhold til internationale medarbejdere er det særligt vigtigt at være opmærksom på kulturforskelle og at introducere den nye kollega til kulturen på en dansk arbejdsplads, herunder uformel omgangstone, humor og nogle gange ironi. 

Leder, buddy og øvrige kolleger skal være særligt opmærksomme på at introducere internationale kolleger til AU’s tilbud til denne målgruppe.  

Gør den nye kollega opmærksom på AU’s intro webinar for internationale kolleger og på de mange tilbud fra International Staff Office. Disse tilbud er også omtalt i BCE intro-slides, som sekretariatet sender til den nye kollega sammen med velkomstmail. 

Introducér også den nye medarbejder til International Staff Office (ISO), som tilbyder hjælp, rådgivning og aktiviteter til internationale ansatte på AU.