Indkøb
Skal du som medarbejder ved Institut for Bio- og Kemiteknologi foretage et indkøb, kan du her finde hjælp og vejledning.
Aarhus Universitet har indgået en række indkøbsaftaler, som til hver en tid skal overholdes. Du kan orientere dig om aftalerne på AU her:
Vejledning til indkøb
Hvis du skal foretage et indkøb, skal du altid have indkøbet godkendt af din projekt- eller sektionsleder, inden du foretager bestilling.
Du skal desuden undersøge, om det, du bestiller, er omfattet af en af AUs indkøbsaftaler. Oftest skal disse køb foretages via e-handel i SDI.
I forbindelse med indkøbet skal disse oplysninger afgives til leverandøren og påføres fakturaen:
- Aarhus Universitets CVR nr. 31 11 91 03
- EAN nummer 5798000433823
- Leveringsadresse
- Navn på bestiller og rekvirent (godkender af købet)
- Projekt- og aktivitetsnummer
Projekt- og aktivitetsnumre
Når du foretager indkøb, som skal betales af institutkontoen eller af en sektionskonto, skal du angive korrekt projekt- og aktivitetsnummer.
Det er vigtigt, at du har tilladelse til at foretage købet. Du skal derfor altid have denne tilladelse, fra den person, som er listet som ansvarlig for det respektive projektnummer.
Du kan downloade et overblik over nuværende projekt- og aktivitetsnumre på instituttet, ved at klikke på nedenstående billede.
Hvis du foretager indkøb, som betales af et eksternt projekt, skal du henvende dig til projektleder eller projektøkonom for de korrekte numre.
100.000 kroners-grænsen
Når du skal foretage indkøb der ikke er dækket af en aftale, skal du kontakte Indkøb, hvis beløbet overstiger 100.000 kr. ex. moms. Er beløbet under 100.000 kr. skal du indhente 2-3 tilbud og vælge det, der passer bedst til jeres kriterier på kvalitet, funktion og pris (bl.a.). Tilbudsindhentning kan være i form af mail, telefonisk eller afsøgning af hjemmesider.
Du skal kunne dokumentere, du har afsøgt markedet, fx vha. en mail, du har sendt til dig selv med dine noter og kriterier eller – endnu bedre – du har journaliseret det.
Læs mere i indkøbsvejledningen på Indkøbs hjemmeside.
Rådgivning og vejledning i indkøb
Indkøb i AU Økonomi og Bygninger står altid til rådighed for rådgivning og vejledning ved indkøb hos dig. Du kan starte med at orientere dig om indkøb her.
Instituttet har tilknyttet en indkøbspartner, som er jeres personlige kontakt. Er du det mindste i tvivl så kontakt partneren, som du finder på her.
Indkøb af IT-udstyr
AU er en offentlig institution, og indkøb bør derfor foretages med omtanke for, hvordan økonomiske midler forvaltes bedst muligt. Indkøb af IT-udstyr skal ske ud fra vurderingen af, om udstyr fra tidligere medarbejdere kan genbruges (PC, skærm, tastatur, osv), samt hvilket udstyr, der opfylder det eksisterende behov, og ikke ud fra hvilken producent der foretrækkes.
Som med indkøb generelt, skal du altid have indkøb af IT-udstyr godkendt af din projekt- eller sektionsleder, inden du foretager bestilling.
Køb af IT-udstyr skal i videst muligt omfang ske på eksternt finansierede projekter. Hvis dette ikke er muligt, dækkes købet af sektionskontoen. Sektionernes projektnumre kan fremsøges i ITs webshop eller ses i ovenstående menupunkt.
Hvis du ikke allerede er bekendt med BCEs principper for køb af IT-udstyr, bør du læse disse inden bestilling.
Alt IT-udstyr skal købes gennem IT-webshoppen.
Indkøb af licenser
Få overblik over, hvordan licensudgifter til IT-software fordeles:
Gængse licenser, som alle bruger
- Institutkontoen
Licenser til undervisning
- Undervisningskontoen
Dette er en special licens, hvor man ikke må bruge software til databehandling, hvor man efterfølgende publicerer.
Licenser til databehandling af laboratoriedata, der kommer fra projekter, og hvor der skal publiceres
- Sektionskonto eller eksterne projekter
Indkøb af arbejdstøj med BCE logo
Instituttet dækker udgiften til arbejdstøj for medarbejdere, som har behov for det, dvs. primært ansatte på BCE Campus Viborg, som arbejder i forskningshaller, mark og stald. Anskaffelse af arbejdstøj og –sko aftales med nærmeste leder.
Arbejdstøj kan købes hos forskellige leverandører. AU har indkøbsaftale med Stark om arbejdsbeklædning og sikkerhedssko, og hvad det indebærer, kan du læse her under punktet ”Sortiment og pris”, underpunkt ”Isenkram”. Andre leverandører kan også benyttes.
Arbejdstøj genanvendes så vidt muligt ud fra hensyn til bæredygtighed og ansvarlig anvendelse af økonomiske midler. Dvs. at arbejdstøj fra fratrådte medarbejdere genbruges til nye kolleger, såfremt tøjet er i god stand og i passende størrelse.
Logo
Der kan bestilles tryk af BCE’s logo på overdele, dvs. jakker, trøjer eller t-shirts. Påtrykt/påsyet logo er primært relevant hvis man arbejder i områder, hvor der også går kolleger fra andre dele af AU eller eksterne samarbejdspartnere.
Logoet skal trykkes på venstre bryst i de tilfælde, hvor tøjets udformning gør det muligt. Logoet trykkes i størrelse 5x7 cm. eller tilsvarende. Da forskellige leverandører har forskellig praksis for, hvordan logoet trykkes eller sys på, er det den enkelte medarbejders ansvar at kontakte leverandøren herom ved bestilling. Ofte vil leverandøren have behov for en pdf-fil af logoet samt besked om farve, placering og størrelse.
Jf. AU’s retningslinjer for brug af logo, må logo trykkes i en af tre farver: AU-blå (Pantone 287), sort eller hvid under hensyntagen til farven på tøjet. Læs evt. mere om brug af logo her.
BCE logofiler kan du finde i det rette format i hvid, sort og AU blå via linket her