Er du ny medarbejder ved BCE?
Organisation, adresser og adgang til bygninger, udvalg og sikkerhed
Organisation, udvalg, adresser og adgange
Du kan få et overblik over instituttets ledelse og organisering under punktet Organisation, hvor du eksempelvis også finder information om instituttets adresser.
Instituttet har en række udvalg og råd. For information on disse skal du se under punktet Udvalg, råd og nævn.
Praktisk information om de enkelte lokationer, herunder facility management på de enkelte adresser, finder du under punktet Lokationer.
Adgangskort til ansatte udleveres af sekretariatet i forbindelse med ansættelse. Information om dette findes i velkomstmailen fra sekretariatet.
Parkering
Ansatte på AU kan registrere deres bil og på den måde parkere gratis på universitetets parkeringspladser. Se retningslinjer og information om, hvordan du registrerer din bil på AU Medarbejderparkering.
Du kan også oprette en midlertidig parkeringstilladelse til gæster. På ovenstående link er information om, hvordan du gør.
Sikkerhed
På BCE foregår en stor del af instituttets forskning og undervisning i laboratorier. Sikkerhed prioriteres højt på instituttet. Nye ansatte og studerende, som skal arbejde i laboratorier, instrueres grundigt i arbejdsprocedurer og sikkerhedsregler.
Hvis du skal arbejde i laboratorier, skal du læse instituttets sikkerhedskompendium, som du finder her.
Læs også om instituttets lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU) og arbejdsmiljøregler under punktet Arbejdsmiljø. Har du spørgsmål om arbejdsmiljø generelt, kan du kontakte formand for LAMU på BCE: Morten Dam Rasmussen: mdr@bce.au.dk / 25512755.
Strategi, kultur, sociale traditioner og kompetenceudvikling
Strategi
BCEs ledelse har udviklet en plan for instituttets strategiske udvikling frem mod 2030. 2030-planen er primært et AU-internt dokument. Du kan læse 2030-planen på instituttets Sharepoint.
Kultur
BCE er med sin dannelse i 2021 et ungt institut, præget af forskellige kulturer og traditioner og med mange nationaliteter blandt instituttets ansatte. Vi ser denne diversitet som en styrke.
Institutledelsen har sammen med BCE’s lokale samarbejdsudvalg (LSU) udviklet et ”BCE kulturpapir”, som beskriver en række fokusområder og ambitioner for instituttets kultur.
Institutseminar
En gang om året, i august måned, afholder vi et seminar for instituttets ansatte. Formålet med seminaret er dels at arbejde med instituttets udvikling, vidensdeling og samarbejde, og dels socialt samvær blandt medarbejderne.
Sociale traditioner
Instituttets afdelinger og grupper er fordelt på en række forskellige lokationer. Der er forskellige sociale traditioner blandt de forskellige sektioner, grupper og teams. Nye kollegaers buddy hjælper med den sociale integration.
Der holdes sommerfest og julefrokost for alle instituttets ansatte. Opgaven med at organisere disse fester går på tur mellem sektioner og teams.
Kompetenceudvikling og obligatoriske kurser
BCE følger AU’s personalepolitik og mål om, at alle ansatte har mulighed for løbende at udvikle egne kompetencer med henblik på at kunne løse deres opgaver på universitetet. Kompetenceudvikling kan foregå på mange måder og med meget forskelligt indhold og perspektiv. Du kan læse mere om rammerne for kompetenceudvikling på BCE her.
På AU’s medarbejderportal kan du læse mere om kompetenceudvikling. Her finder du også en oversigt over kurser og uddannelser for ansatte på AU.
Obligatoriske kurser
Foundational course in PhD supervision
Alle fastansatte videnskabelige medarbejdere fra adjunktniveau og op skal indenfor det første år af deres ansættelse deltage i det obligatoriske kursus ”Foundational course in PhD supervision”. Under punktet Ph.d. kan du læse mere om kurset. Som ny VIP skal du selv sørge for at tilmelde dig kurset.
Research Integrity at Aarhus University
Alle videnskabelige medarbejdere på Aarhus Universitet skal tage de to obligatoriske moduler i onlinekurset "Research Integrity at Aarhus University" (Ph.d.'er er undtaget, da de tager tilsvarende kursus gennem deres Ph.d. forløb). Medarbejdere modtager særskilt indkaldelse til kurset, som er tilgængeligt online.
Kurset er indført for at sikre, at det videnskabelige personale på Aarhus Universitet er bekendt med de relevante regler og retningslinjer for ansvarlig forskningspraksis og forskningsfrihed. Derudover introduceres det organisatoriske setup.
Praktisk vedr. IT, indkøb, tekøkkener og møbler
IT-udstyr
Køb af IT-udstyr skal altid godkendes af din leder. Som ny medarbejder skal du læse om instituttets regler for køb af IT-udstyr, herunder genbrug, standard IT-udstyrspakke og finansiering, som findes under punktet Indkøb, hvor du også finder link til AUs IT-webshop.
Indkøb af te, kaffe og kontorartikler
Sekretariatet sørger for indkøb af te, kaffe og kontorartikler til BCE’s lokationer. Studentermedhjælpere sørger for at fylde varer op. Hvis du opdager, at noget mangler, er du velkommen til at skrive til sekretariatet på bce@au.dk.
Tekøkkener
Det er et fælles ansvar for brugerne af tekøkkener at holde orden i disse. Dvs. at man rydder op efter sig selv, sætter brugt service i opvaskemaskine og tømmer den, hvis man ser at den er klar til at blive tømt. Det er også alles eget ansvar at returnere brugte krus, service og termokander til tekøkkenerne. Har man sat madvarer i køleskabet, sørger man selv for at fjerne det igen og holde øje med, at mad ikke efterlades og bliver for gammelt.
Møbler
Standardindretning i kontorer er:
- Skrivebord
- Kontorstol
- Reol eller hyldeplads i fælles reol
- Skrivebordslampe
- Knage
- Whiteboard (hvis man har brug for det)
Institutledelsen og forskningsgruppeledere, som har eget kontor, har også et mødebord og stole.
Møbler genbruges så vidt muligt. Dvs. at eksisterende møbler genbruges, når der ansættes nye medarbejdere, med mindre de er defekte.
Sekretariatet koordinerer anvendelse og indkøb af møbler samt indretning af fællesområder og kontorer, herunder fælleskontorer. Hvis stole eller borde er defekte, eller hvis du mangler udstyr, så kontakt sekretariatet på bce@au.dk.
Møde- og undervisningslokaler, forplejning og institutbiler
Mødelokaler og undervisningslokaler
Hvis du har brug for at booke et mødelokale, kan du finde information om, hvordan du gør det, under punktet Lokalereservation.
Her finder du også oversigt over og information om de lokaler på AU, som er undervisningslokaler, herunder hvordan de administreres. Undervisningslokaler blokeres for reservationer i de måneder, hvor Studieadministrationen planlægger eksamen og det kommende semesters kurser. I disse perioder skal du derfor forsøge at finde plads i et mødelokale i stedet.
Forplejning til møder
Hvis du er vært for et møde eller arrangement, kan du bestille forplejning (mad og drikke) hos en af de kantiner, der er tilknyttet AU. Under punktet Forplejning og kantiner finder du information om, hvordan du bestiller, og hvad reglerne er.
Institutbiler
BCE råder over en række tjenestebiler, som kan bookes af instituttets ansatte til kørsel i arbejdsmæssig medfør. Under punktet Tjenestebiler finder du information om, hvordan du reserverer bilerne, og hvilke regler der gælder for brug af dem. Du kan også finde information om regler for udlån af biler til studerende.
Kreditkort og afregning og refusion af rejser og køb
Kreditkort på BCE
Som medarbejder på BCE har du mulighed for at få bestille et kreditkort, hvis du har brug for det til bestilling af varer eller i forbindelse med tjenesterejser. Se formalia og praktisk information om, hvordan du bestiller et kreditkort under punktet Kreditkort på BCE, hvor du også finder link til AU’s politik for kreditkort.
Afregning og refundering af rejser og køb
Alle køb på vegne af AU skal afregnes enten via RejsUd, REEX eller IndFak. I RejsUd og REEX skal du ved afregning uploade dokumentationsbilag f.eks. kvitteringer, fakturaer eller lign.
Læs mere om afregning af udgifter og rejser her.
Forskningsinformation: Økonomi, ansøgningsproces og journalisering
Økonomi, ReAp og ansøgningsproces
Indhold på vej...
Journalisering i Workzone
BCE følger AU’s retningslinjer vedr. journalisering af forskningssager. Du kan læse om, hvad dette indebærer, hvad du konkret skal gøre, og hvordan du får hjælp fra BCE’s sekretariat under punktet Journalisering i Workzone.
Personlig hjemmeside og PURE
Alle medarbejdere på AU har en personlig medarbejderhjemmeside, som oprettes administrativt i forbindelse med din ansættelse. Du har selv ansvar for at redigere den. Under punktet AU medarbejder-hjemmeside og PURE kan du finde information om, hvordan du gør.
PURE
PURE er det it-system, hvor alle forskere på AU skal registrere deres forskningspublikationer. Som forsker har du selv ansvar for at din PURE-profil er opdateret. Find mere information på ovenstående link.
Notér venligst, at din registrering er vigtig og kan have økonomisk betydning for instituttet.
Information til internationale kollegaer
Siden findes kun på engelsk. Se den her.
