Institut for Bio- og Kemiteknologi anvender ligesom resten af Aarhus Universitet journalsystemet WorkZone til al journalisering.

Er du projektleder for et forskningsprojekt, så har du sammen med os pligt til at sikre, at relevante dokumenter og korrespondance vedr. forskningsprojekter journaliseres. De vigtigste er:

• Forskningsansøgninger, tilsagn og afslag
• Aftaler, kontrakter, samarbejdsaftaler og erklæringer som har betydning for forskningsprojektet
• Beslutninger, afgørelser, korrespondance med eksterne mv. som har betydning for forskningsprojektet

Sekretariatet sikrer, at alle forskningsprojekter får en sag i Workzone, og at projektlederen får en vejledning til hvordan der journaliseres.

Relevante dokumenter og korrespondance kan også sendes til BCEs journaliseringspostkasse, journalisering@bce.au.dk. Husk venligst at angive i mailen, hvilket forskningsprojekt dokumenterne tilhører.

Vi følger Nat og Tech’s fælles journaliseringsprincipper

Instituttet følger Nat og Tech’s fælles journaliseringsprincipper, som du kan finde på Nat-Techs side: Vejledninger og procesbeskrivelser omkring WorkZone. På siden kan du også læse mere om, hvordan du bruger WorkZone.

Hvad skal gemmes i Workzone?

Alt ind- og udgående korrespondance/mails samt færdige interne dokumenter som fx dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter/forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse hermed.

Hvorfor skal vi journalisere?

Som statslig institution er vi inden for den offentlige forvaltning omfattet af:

• Forvaltningsloven – retten til aktindsigt kræver dokumentation af sagsgange
• Offentlighedsloven – forpligter journalisering af dokumenter, der har en betydning for sagen
• Arkivloven – pligt til anvendelse af arkivsystem og krav om aflevering af visse dokumenter
• Persondataloven – krav om behandling af personoplysninger

Alle AU’s ansatte er dermed omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater, osv., der vedrører AU’s interne virke såvel som eksterne samarbejder.

Er du i tvivl om, hvor i WorkZone, du skal journalisere materialet, kan du henvende dig til instituttets WorkZone-ansvarlige. Se kontaktoplysninger i kolonnen til højre.