Opdaterede interne processer og arbejdsgange

Vi har samlet vigtig information om nogle opdaterede interne processer og arbejdsgange, som alle bedes orientere sig i:

• Onboarding af nye kolleger: Ny og opdateret information på medarbejderportalen
• Rekruttering og stillingsopslag: Sådan er vores interne proces på BCE
• Indkøb af it-udstyr: Sådan er vores interne regler om finansiering af it-udstyr
• Flyrejser: Nye retningslinjer fra fakultetet og sekretariatet
• Registrering af arbejdstid: Nye procedurer er på vej på AU

Onboarding af nye kolleger på BCE
Sekretariatet har samlet ny og opdateret information til både nye ansatte og ledere/kolleger i et nyt onboarding-punkt på medarbejderportalen. En del af informationen henvender sig til dig, som er ny kollega på BCE. En anden del er skrevet til dig, som er ansættende leder eller skal være kollega for en ny medarbejder.

Som ny medarbejder kan du finde en masse information om bl.a. BCE’s bygninger, praktisk information om tekøkkener og kontorindretning, booking af mødelokaler og -forplejning, institutbiler og særlig information til internationale kolleger. Er du ansættende leder eller kollega til en kommende ny medarbejder kan du finde information om, hvad sekretariatet gør i forbindelse med onboarding, og hvad der er sektionens/teamets ansvar.

Alle nye ansatte skal have tilknyttet en ”buddy”, som udpeges af den ansættende leder. På medarbejderportalen kan du læse om, hvad rollen som buddy går ud på.

Som supplement til informationen på medarbejderportalen har vi udarbejdet et sæt intro-slides/velkomstfolder, som fremover vil blive sendt til nye ansatte sammen med velkomstmailen fra sekretariatet. Intro-slides’ne kan også bruges af ansættende leder, buddy og andre kolleger.

Se det hele på medarbejderportalen her.

Rekruttering og stillingsopslag: Sådan er vores interne proces på BCE
Vigtig besked til alle ansættende ledere og gruppeledere: Tidligere skulle godkendte stillingsopslag sendes til HR med kopi til Azra fra sekretariatet. Processen er justeret, så det godkendte stillingsopslag kun skal sendes til Azra, som så tjekker igennem og sender videre til HR. Al information om rekruttering og processen vedr. stillingsopslag kan ses på medarbejderportalen her.

Der er stor forskel på, hvad det koster at bruge forskellige jobportaler/websites til annoncering. Se eksempler på priser, og hvad du skal være opmærksom på, på medarbejderportalen. Udgifter til annoncering skal så vidt muligt dækkes af projektmidler. Hvis udgifter ikke kan dækkes af projektmidler, finansieres annoncering af budgettet for den pågældende sektion.

Indkøb af it-udstyr: Sådan er vores interne regler
Alle bedes orientere sig i BCE’s interne regler vedr. indkøb af it-udstyr, som findes på medarbejderportalen. Her er blandt andet beskrevet, hvem der godkender indkøb af it-udstyr, bæredygtig tilgang til indkøb og regler for, hvordan it-udstyr finansieres.

Køb af it-udstyr skal så vidt muligt skal dækkes af projektmidler, og i de tilfælde, hvor det ikke er muligt dækker sektionsbudgetterne udgifterne.

Flyrejser: Mål om at nedbringe klimaaftryk fra flyrejser i AU’s klimastrategi
I AU’s klimastrategi indgår mål om at nedbringe klimaaftrykket fra flyrejser. Som led i arbejdet med at nå målet skal alle institutter arbejde på at skabe øget opmærksomhed omkring AU’s rejsepolitik. På BCE’s medarbejderportal kan du læse om AU’s klimastrategi og rejsepolitik samt orientere dig i ”5 vigtige punkter når du overvejer en rejse”. Du kan også finde information om, hvordan du bestiller rejser og afregner udgifter til rejser.

Registrering af arbejdstid: Nye procedurer er på vej på AU
1. juli trådte en ny lov om registrering af arbejdstid i kraft i Danmark. Kravet om registrering er en del af et EU-direktiv og omfatter alle danske arbejdspladser – både offentlige og private organisationer.

Sammen med de øvrige danske universiteter følger Aarhus Universitet anbefalingerne fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen for, hvordan loven skal fortolkes og udmøntes i universitetssektoren.

Universiteterne er sent i forløbet blevet bekendt med muligheden for at undtage visse medarbejdere. For at sikre en god proces for den praktiske udmøntning af loven på Aarhus Universitet, går implementeringen derfor i gang fra august. Herefter vil der komme mere information til både ledere og medarbejdere, og samarbejdsudvalg vil blive involveret.

Læs mere om de nye regler og implementeringen af dem her.